ERP-Einführung: Auf diese Punkte sollten Finance-Verantwortliche achten
ERP Einführung
- 29.08.2024
Eine ERP-Einführung hat weitreichende Auswirkungen
Um die vollen Potenziale des neuen ERP-Systems zu nutzen und Fehlschläge zu vermeiden, ist ein systematisches Vorgehen mit einer klaren Rollenverteilung notwendig. Bei so viel Innovationspotenzial versteht es sich von selbst, dass Stakeholder aus dem Finance-Bereich mit ans Steuer gehören. Ob SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) oder CPM-Lösungen wie LucaNet: Von der Konzeption eines neuen Systems über die Steuerung bis hin zur Umsetzung ist ein zielgerichtetes Projektmanagement mit operativer Expertise im Finance erforderlich.
Empfehlenswert: ERP-Einführung in sechs Phasen
• Discover (Orientierung)
• Prepare (Vorbereitung)
• Explore (Analyse und Design)
• Realize (Umsetzen und Testen)
• Deploy (Live gehen)
• Run (Betrieb und Hypercare)
Hybrides Projektmanagement, also die Kombination von klassischen und agilen Methoden, beschleunigt eine ERP-Einführung und verbessert das Resultat, indem die Übereinstimmung mit den Anforderungen stets neu überprüft wird. Spezialisierte Dienstleistungsunternehmen unterstützen als Transformationspartner in genau diesen Fällen und bringen die Methodenkompetenz, Erfahrung und Finance-Expertise mit, damit die ERP-Implementierung zum Erfolg im Sinne des Kunden wird. Mit einer anpackenden Hands-on-Mentalität und breiten operativen Prozesskenntnissen steuert der Transformationspartner das Projekt und den Einsatz des technischen Dienstleisters. Er bringt die Kompetenz mit, hybrides Projektmanagement und effektives Change Management zu verbinden.
Die Phasen der ERP-Implementierung im Detail
Prepare: In der Vorbereitungsphase werden die Projektgrundlagen geschaffen. Das Projektmanagement sollte in diesem Abschnitt einen detaillierten Projektplan erstellen und das Projektteam formen. Mithilfe von Best-Practice-Methoden können die Ressourcen optimal geplant sowie potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert und bewertet werden. In dieser Phase werden bereits sinnvolle Vorprojekte initiiert. Dazu zählen etwa die Stammdatenbereinigung, die Dokumentation der Ist-Prozesse oder der Aufbau neuer Organisationsstrukturen wie eines globalen Master-Data-Management-Teams. Key-User werden nun stärker eingebunden. Die Planung nach dem Wasserfallmodell schafft eine solide Basis und klare Rahmenbedingungen für die nachfolgenden Phasen.
Explore: Während der Analyse- und Designphase liegt der Schwerpunkt auf der detaillierten Analyse und der Anpassung der Geschäftsprozesse. Der Projektmanager führt Workshops durch und moderiert die Zusammenarbeit zwischen den Key-Usern und dem Implementierungsdienstleister. Die Einbindung der Key-User steht dabei immer im Fokus, um deren Akzeptanz und Unterstützung sicherzustellen. In dieser Phase ist die Einbindung der Key-User intensiv. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der detaillierten Beschreibung ihrer Prozesse und bei Vorschlägen für Anpassungen. Um die stark eingebundenen Key-User von ihren Aufgaben zu entlasten, unterstützen Full-Service-Provider ihre Kunden bei Bedarf zusätzlich bei operativen Tätigkeiten. Diese Phase wird agil in Sprints abgewickelt, um flexibel auf Feedback und notwendige Anpassungen reagieren zu können.
Realize: In der Umsetzungsphase wird das ERP-System konfiguriert und implementiert. Der Projektmanager überwacht und steuert den gesamten Implementierungsprozess, stellt sicher, dass alle Aktivitäten nach Plan verlaufen und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den Key-Usern und dem technischen Dienstleister. Durch die Anwendung agiler Methoden nähert man sich iterativ dem Endergebnis an. Das ständige Review der Ergebnisse stellt sicher, dass das ERP-System am Ende den Vorstellungen der Kunden entspricht.
Das Praxiswissen der Berater gewährleistet den Aufbau funktionierender Prozesse nach dem vereinbarten Ziel. Key-User sind in dieser Phase stark eingebunden, insbesondere bei Tests und der Validierung der entwickelten Lösungen. Das Tagesgeschäft kann hier weiter von verlässlichen Finance-Profis fortgeführt werden. Die Systemkonfiguration erfolgt agil in Sprints. Das Projektmanagement überprüft stets die Vorstellungen des Kunden, um theoretische Annahmen und Designvorschläge gegebenenfalls nochmal anpassen zu können.
Deploy & Run: In den letzten beiden Phasen Go-live und Betrieb übernimmt das Projektmanagement Prozessoptimierungen und die Organisation, während sich der Implementierungsdienstleister auf die technische Umsetzung der Optimierungen fokussiert sowie Bugs beseitigt. Der Projektmanager organisiert Endanwender-Schulungen und bleibt fortlaufend strategischer Partner, um die Prozesse zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen zu initiieren.
