Desk-Sharing-Software – neue Arbeitsplatzkonzepte erfolgreich umsetzen

Desk Sharing Software

19.08.2024
Florian Deuring

Unternehmen vieler Branchen stellen derzeit ihre Büros auf New Work und hybrides Arbeiten um. Aus fest zugeordneten Arbeitsplätzen werden in diesem Zuge "Shared Desks". Organisatorisch geht dieses neue Konzept jedoch mit einigen Herausforderungen für die Verantwortlichen und die Mitarbeiter einher. Begegnen lässt sich diesen mit einer leistungsstarken Desk-Sharing-Software.

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Was ist Desk Sharing – und warum ist es sinnvoll?

Desk Sharing, auch als Hot Desking bekannt, ist ein modernes Arbeitsplatzkonzept, das den effizienten Einsatz von Büroflächen fördert. Statt fest zugeordneter Arbeitsplätze können Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze nach Bedarf auswählen und nutzen. Besonders in Zeiten wachsender Telearbeit und flexibler Arbeitsmodelle gewinnt Desk Sharing an Bedeutung. Unternehmen können durch die Reduzierung ungenutzter Arbeitsplätze erheblich Kosten einsparen. Zudem wird der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen gefördert, was die interne Kommunikation und den Wissenstransfer verbessert.

Durch die Einführung von Desk Sharing sind Unternehmen eher in der Lage, sich an dynamische Arbeitsstrukturen anzupassen und ihren Mitarbeitern die Freiheit zu bieten, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten möchten. Allerdings erfordert diese flexible Arbeitsweise auch einen respektvollen Umgang mit gemeinsam genutzten Ressourcen und ein hohes Maß an Selbstorganisation. An dieser Stelle kommt Software-Unterstützung durch eine professionelle Desk-Sharing-Software ins Spiel. Eine leistungsfähige Lösung dieser Art wurde in Stuttgart entwickelt und trägt den Namen Flexopus. Sie ist zu 100 Prozent made und hosted in Germany.

Intuitive Desk-Sharing-Software schafft Akzeptanz für neues Arbeitsplatzkonzept

Flexopus ist eine intuitive Desk-Sharing-Software, welche die Nutzung von Shared-Desk-Konzepten in Unternehmen erleichtert und somit deren Akzeptanz fördert. Die Lösung zeichnet sich vor allen Dingen durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus. Komplexe Menüs und verschachtelte Klickpfade wurden vermieden, um den Buchungsprozess so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Flexopus bietet digitale Lagepläne und eine Reservierung, die in drei Schritten erfolgt:

• Auswahl von Datum und Uhrzeit
• Auswahl eines Objekts im digitalen Lageplan
• Buchung des Arbeitsplatzes, Konferenzraums oder Parkplatzes

Binnen kürzester Zeit ist dieser Prozess durchlaufen und die Buchung abgeschlossen.

Positiv hervorzuheben ist außerdem die mobile Optimierung der Anwendung. Denn in der Hektik des Alltags kann es durchaus vorkommen, dass Mitarbeiter vergessen, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Dank der Flexopus-App, die auf jedem Endgerät funktioniert, können Mitarbeiter ihre Buchungen auch unterwegs problemlos vornehmen – beispielsweise in Bus oder Bahn. Die Desk-Sharing-Software ergänzt die herkömmliche Buchung über Laptop oder PC und bietet somit ein zusätzliches Maß an Flexibilität.

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Ein- und Auschecken bequem per QR-Code

Noch komfortabler und einfacher wird die Nutzung der Desk-Sharing-Software mit dem optionalen Modul "QR-Codes". Dieses Feature erleichtert einerseits den Check-in und Check-out für Mitarbeiter, ermöglicht andererseits auch eine spontane Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen.

Mit Flexopus und dem QR-Codes-Modul stellt es kein Problem dar, sollte die Buchung im Vorfeld einmal vergessen worden sein. Mitarbeiter, die bereits im Büro sind und sich fragen, ob ein bestimmter Arbeitsplatz noch verfügbar ist, können einfach den am Tisch angebrachten QR-Code scannen. Sie sehen dann sofort, ob der Arbeitsplatz frei ist, und können direkt eine Schnellbuchung durchführen.

Die QR-Codes von Flexopus unterstützen auch die Erfassung der Anwesenheit am Arbeitsplatz. Ein einfacher Scan mit dem Smartphone beim Ankommen und erneut beim Verlassen dient als Check-in und Check-out.

Zu erwähnen ist außerdem das Flexopus Digital Signage Add-on. Dieses ermöglicht es, elektronische Türschilder zu verwenden, um die Belegung von Konferenzräumen anzuzeigen. Zudem erlaubt es eine Einrichtung von Kiosksystemen für die ad-hoc-Buchung von Besprechungsräumen. Hierdurch gestaltet sich die Raumnutzung noch transparenter und effizienter.

Schnittstellen sorgen für reibungslose Abläufe

Flexopus baut auf nahtloser Integration auf und bindet sich mithilfe von Schnittstellen problemlos in gängige Unternehmensanwendungen ein. Ein Beispiel ist die Einbettung der Lösung als Teams-App in der "Microsoft Teams"-Desktop- und Mobile-Applikation. Durch die Installation von Flexopus direkt in Microsoft Teams können Nutzer Objekte buchen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

Darüber hinaus erweitert das Flexopus Outlook Add-in die Raumbuchung in Outlook um eine grafische Oberfläche, wodurch die Benutzererfahrung noch intuitiver und effizienter wird. In der Detailansicht sind Grundrisse und Etagenpläne direkt in Outlook einsehbar, was einen schnellen und unkomplizierten Zugang zu relevanten Informationen ermöglicht. Räume und andere Ressourcen können anhand der in Flexopus definierten Merkmale gesucht und gefiltert werden.